メール書く時の注意
- さえ
- 2019年1月29日
- 読了時間: 3分
先日、弊Twitterでも言ったのですが、メール書く時の注意をまとめてみました。
結構人に比べてビジネスメールを書く機会(サークルの渉外や教授にメールなど)に恵まれていると自負している私ですが、ここ最近「教授に送るメールの文章！！」という声をよく聞くので、これを機にざっくりまとめてみました。
(たまに気になる文章が流れてくる)
ちなみに、この記事の内容が正しいかどうかは各自で判断願います。
♢
最後まで読む気がない方にはまずはテンプレ。
テンプレの下に解説を乗せます。
ちなみにこれはめちゃくちゃがちがちなビジネスメールです。
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件名：簡潔な文章の中身
本文：
(所属)
(名前)様/先生
お世話になっております/突然の連絡を失礼いたします。
(自分の所属)の(名前)でございます/と申します/です。
(あってもなくてもいい社交辞令)
今日は○○について、連絡いたしました。
(本題。)
以上、確認のほどよろしくお願いいたします。
(自分の所属) (名前)
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ということで解説タイム。
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1．件名について
言わなくても大丈夫だと思いますが、簡潔を心がけましょう。
特に、見ず知らずの方にメール送る場合はここに自分の所属や身分が分かるようにしましょう。
最悪、タイトルだけではじかれます。
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2．本文：出だしについて
左上にあればあるほど身分が上的な言説もあるそうです。
1行目に先方の所属、そして改行して先方の名前を入れましょう。
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3．本文：書き出し
そこそこテンプレが確立しているところ。
まず、1文目。
相手との関係性を踏まえた適切な文章を入れましょう。
ここで間違える人はあまりいません。
2文目。
名乗りましょう。
自分の所属も名乗って、脱不審者を目指します。
3文目。
社交辞令、て言っても、あれですよ「先日は○○の授業を受けました」とか「返信ありがとうございます」とかそういうあれです。
正直、関係性次第ではなくてもいいと思います
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4．本文：本題
で、出た～～1番色んな人が間違えるやつ～～。
1文目
「今日は○○の件で～～」
言い方はそれぞれですが、以下のことに気をつけましょう。
連絡するのは自分、つまり「ご連絡」はむしろ失礼。というか自分に敬語つけてどうするんだ。
そして相手が受信する時点では、相手に無断で行われた既に完了している動作であることから、「連絡させていただきます」は不適当。相手が許可出す余地がない。
あくまで主観ですが、ここで躓く人がかなり多い気がします。
以前流行った『日本人の知らない日本語』というコミックエッセイでも話題になっていましたが、日本人は敬語をつけまくってよう分からん事態にしがちです。
敬語使ってればいいというものではありません。
行動の主体やそこに相手がどう関係するのかを気をつけましょう。
特に、「させていただきます」は謙譲語でみんな迷子になりがちです。
こちらの記事によれば、「 「許可」を必要としない場面ではあまり使わないほうがいいかもしれません。 」だそうです。
https://next.rikunabi.com/journal/20160801_s26/
2文目以降
皆さんの語彙が頑張るでしょう()。
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最後の挨拶
ここも仕上げ方は人それぞれですが、「ご返信/ご確認の程、よろしくお願いいたします」など相手に求めるアクションを明記すると良いでしょう。
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署名
自分の所属と名前を再度書きます
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以上超ざっくりしたメールマナーでした。
私はマナー講師でもないし、日本語を学んでいるわけでもありません。
この記事にも間違いがあるかもしれません。
が、ビジネスメールはかけて当たり前な世代に私たちも突入しているわけで。
メール書くときは言葉遣いが正しいかどうかをしっかり確認していきましょう。
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